Trabalho Remoto: Como Fazer a Gestão da Equipe?

Uma coisa é certa: com a pandemia da Covid-19, várias empresas precisaram se adaptar ao momento, adotando o home office como nova modalidade de trabalho. Contudo, o esforço para garantir que a produtividade não diminua, bem como para que as tarefas e atividades sejam gerenciadas de forma correta, continua sendo um grande desafio para muitos gestores. Afinal, nessas horas é fundamental contar com um planejamento bem estruturado e alinhado a boas práticas. Sendo assim, caso você esteja enfrentando dificuldades para fazer a gestão da sua equipe, temos certeza de que essas dicas podem te ajudar. Dá só uma olhadinha:

Não Deixe a Rotina de Lado!

Sim, você também é responsável por ajudar os colaboradores a estabelecerem uma rotina dentro de casa. Nada de trabalho a mais e nada de diminuição de ritmo. Por isso, deixe claro quais são as suas expectativas e estabeleça algumas normas (horários de trabalho, tempo para intervalos, entre outros). Se a comunicação já era algo importante dentro da própria empresa, será ainda mais necessária nesse período, pode acreditar!

Além disso, lembre-se de que trabalho de qualidade também está relacionado a uma boa infraestrutura. Portanto, dê o suporte necessário para assegurar o bem-estar dos seus funcionários, como conexão estável de internet e conforto para a realização dos serviços. Algumas empresas, por exemplo, já adotaram o “auxílio home office” na intenção de contribuir com os gastos extras dos trabalhadores.

Vale destacar também a importância de se pensar em práticas que facilitem o processo de trabalho, como pastas compartilhadas, instalação de programas adequados e ferramentas para comunicação e alinhamento de tarefas. Fazendo assim, cada integrante certamente conseguirá desempenhar o seu papel focado nos objetivos da empresa.

Use e Abuse das Videoconferências

Sejamos sinceros: em tempos de isolamento social não foram apenas as empresas que aderiram às chamadas de vídeo, não é verdade? Todo mundo arrumou um jeitinho de matar a saudade da família e dos amigos através de uma ligação pela internet. Mas, como aqui o assunto se trata da gestão de equipe do seu negócio, confira algumas sugestões de ferramentas que podem facilitar a troca de informações durante esse período:

Zoom

Extremamente prático e fácil de usar (com um simples link, todos conseguem ingressar na sala sem a necessidade de abertura de conta), o Zoom é considerado um ótimo ponto de encontro para as reuniões, suportando até 500 participantes. A ferramenta conta ainda com recursos de chat, transferência de arquivos, compartilhamento de tela, quadro de anotações, gravação de vídeo e levantamento de relatórios.

Skype

Disponível para smartphones, desktops, tablets e diversos outros dispositivos, o Skype possibilita chamadas de áudio e vídeo em alta resolução e todas podem ser gravadas. O campo para troca de mensagens também pode ser utilizado, assim como a função de compartilhamento de tela. Apenas ligações para telefones fixos e celulares são pagos.

Google Meet

Seja por meio do navegador da web ou do próprio aplicativo, o Google Meet permite reuniões com até 250 participantes e conta com legendas em tempo real. Todas as videochamadas são criptografadas, garantindo maior segurança aos envolvidos e caso alguém esteja sem internet, consegue participar a partir de uma chamada telefônica. Sem contar ainda alguns recursos já mencionados nesse tópico: compartilhamento de tela (para apresentação de documentos e outros tipos de arquivo) e chat para envio de mensagens.

Porém, aqui vai um lembrete importante: nada de abusar dessas ferramentas apenas com assuntos de trabalho, combinado? Elas podem muito bem ser utilizadas nos momentos de descontração. Um café virtual ou até mesmo um simples encontro com os funcionários para colocar a conversa em dia são sempre bem-vindos. O que vale é deixar a imaginação correr solta e, claro, contribuir com a motivação da equipe.

Aposte em uma Ferramenta de Gerenciamento de Tarefas

Trello

Se a sua empresa tem um local físico para trabalho, é bem provável que exista um quadro gigante para a organização de tarefas, certo? (Mas, se ele não existe, você certamente já deve ter visto isso em filmes, então sabe do que estamos falando).

Pois bem, o Trello se assemelha muito a esse quadro, já que na plataforma os projetos são estruturados dessa maneira. Sendo assim, as listas de tarefas (de toda a equipe ou de cada funcionário) passam a ser inseridas dentro dele, acrescentando-se ainda cartões (cards) com a descrição das atividades a serem feitas e prazos a serem cumpridos.

Lembrando que, além de tudo isso, também há um sistema de cores disponível para a divisão de categorias pertinentes ao seu segmento. Caso você tenha uma empresa de advocacia, por exemplo, pode utilizar a cor vermelha para sinalizar os processos urgentes e ir adequando as demais conforme as necessidades do dia a dia. Esse recurso permite uma visão geral sobre o status de cada atividade, uma vez que os filtros são acessados com muito mais facilidade.

O Trello está disponível gratuitamente e o cadastro pode ser feito através de e-mail.

RunRun.it

Esse software de gestão de projetos possibilita não só o controle de trabalho da equipe, como também a medição dos custos da própria empresa, já que um “relógio” é integrado às tarefas. Dessa forma, o “time” pode ser acionado em cada demanda registrada na plataforma. Essa opção que contribui para a análise do tempo gasto durante o processo de realização, bem como o desempenho do responsável pela tarefa.

Inclusive, todas essas informações podem ser convertidas em relatórios. Seja por cliente, grupos de projeto, tags, equipes, usuários ou período, os filtros do Runrun.it permitem a geração de dados específicos (o que você deseja avaliar naquele determinado momento). E mais: todos os relatórios podem ser impressos, enviados por e-mail ou salvos em PDF, o que auxilia (e muito) no aperfeiçoamento da rotina de trabalho.

Caso queira, você pode contratar um plano desse sistema de gestão ou usar gratuitamente (com recursos limitados).

Operand

Assim como o Runrun.it, o Operand é um sistema de gestão de projetos acompanhado de Timesheet e se apresenta como uma forma simples e eficiente para o gerenciamento de demandas, pessoas e processos. Em cada “job”, há um espaço para a criação do briefing e inserção de tarefas (prazo a ser cumprido, responsável pela execução e função a ser desempenhada).

Para que a comunicação aconteça de forma simples e eficiente, o campo dos comentários permite a interação com qualquer integrante da equipe (basta escrever o @ do usuário e no mesmo instante uma notificação é enviada a ele). Além disso, se houver necessidade de anexar vídeos ou imagens, um campo exclusivo para o armazenamento desses arquivos também está disponível.

Vale mencionar ainda a tela de acompanhamento de tarefas, onde é possível verificar em tempo real o que cada funcionário está fazendo, bem como a duração do processo. Sendo assim, caso surja uma demanda urgente, é mais fácil identificar o responsável que teria condições de absorvê-la mais rapidamente.

E você, tem gerenciado o trabalho da sua equipe de forma eficiente? Conta pra gente, aqui nos comentários, como está sendo essa experiência!